Wenn Mitarbeiter zur Schnittstelle zwischen zwei Programmen werden

Eine Schnittstelle aus Copy, Paste und E-Mail bleibt Handarbeit. In vielen Betrieben gibt es eine Person, die jeden Morgen dieselbe Routine durchläuft: Daten aus System A exportieren, als CSV speichern, in System B öffnen, Spalten anpassen, importieren. Diese Person ist im Grunde die Schnittstelle – nur eben aus Fleisch und Blut statt aus Code.

Diese Routinen fallen oft niemandem mehr auf, weil sie sich eingespielt haben. Trotzdem kosten sie an jedem Arbeitstag Zeit, die für nichts anderes zur Verfügung steht, und sie erzeugen an genau der Stelle Fehler, wo Menschen wiederkehrende Aufgaben am ehesten unterschätzen: bei Routine.

Eine technische Verbindung zwischen zwei Systemen lohnt sich dort, wo dieselben Daten regelmäßig, in vorhersehbarer Struktur und in relevantem Umfang zwischen zwei Programmen wandern müssen. Kundendaten, Auftragsdaten oder Bestandsdaten sind klassische Kandidaten, wenn sie an mehreren Stellen gebraucht werden.

Nicht jeder Datenaustausch braucht eine dauerhafte technische Anbindung. Wenn ein Vorgang zweimal im Jahr vorkommt oder die Datenmenge minimal ist, kann der Aufwand einer Integration größer sein als der Nutzen. Hier lohnt sich eine nüchterne Rechnung, bevor Budget in eine Automatisierung fließt, die sich in der Praxis kaum bemerkbar machen würde.

Eine automatisierte Verbindung, die niemand überwacht, ersetzt einen sichtbaren Fehler durch einen unsichtbaren. Wenn ein manueller Export scheitert, merkt die Person es sofort. Wenn eine automatische Schnittstelle nachts stillschweigend ausfällt, merkt es im schlimmsten Fall niemand, bis ein Kunde sich über fehlende Daten wundert. Zu einer guten Integration gehört deshalb immer eine Form von Rückmeldung, wenn etwas nicht funktioniert hat.

Der Ausgangspunkt sollte nie „wir brauchen eine neue Software“ sein, sondern „wo genau kopiert gerade jemand Daten von einem System ins andere, und lohnt sich eine Verbindung an dieser Stelle?“. Diese Frage beantwortet man am besten anhand des konkreten Ablaufs, nicht anhand eines Anbieterkatalogs.