Ein PDF ist digital. Der Prozess ist es noch lange nicht.

Ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen ist ein Papierprozess mit Zwischenstopp. Ein PDF-Dokument ist digital in dem Sinne, dass es aus Nullen und Einsen besteht. Ob der Ablauf drumherum digital ist, entscheidet sich an ganz anderer Stelle: nämlich daran, ob Informationen ohne manuellen Medienbruch von einem Schritt zum nächsten fließen.

Ein Angebot als PDF zu verschicken ist selbstverständlich. Problematisch wird es, wenn dieses PDF anschließend ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per Mail zurückgeschickt wird – nur um dann erneut manuell in ein System übertragen zu werden. An jedem dieser Übergänge kann etwas verloren gehen, verzögert werden oder falsch abgetippt werden.

Eine digitale Signatur direkt im System spart nicht nur das Drucken und Scannen, sie sorgt auch dafür, dass die Unterschrift direkt am richtigen Vorgang landet, statt als loses Dokument in einem Postfach. Gleiches gilt für Formulare: Ein digitales Formular, das direkt validiert und strukturiert speichert, ist etwas anderes als ein ausfüllbares PDF, das am Ende wieder von Hand übertragen wird.

Viele digitale Prozesse enden faktisch im E-Mail-Postfach – dem am wenigsten strukturierten Ort im ganzen Betrieb. Ein Anhang, der dort landet, muss von jemandem geöffnet, verstanden und manuell weiterverarbeitet werden. Aus Sicht des Gesamtprozesses ist das kaum besser als ein Brief.

Ein wirklich digitaler Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass eine Information, einmal erfasst, an den nächsten Schritten automatisch verfügbar ist – ohne dass jemand sie erneut abtippen, ausdrucken oder als Anhang weiterleiten muss. Das ist häufig weniger eine Frage der eingesetzten Software als eine Frage, wie konsequent der gesamte Ablauf von Anfang bis Ende gedacht wurde.